Sinds Corona is het de nieuwe standaard: afspraken die niet meer met zijn allen rondom dezelfde tafel plaatsvinden maar via conference calls. Daarmee is e-arbitration ook op de prioriteitenlijsten gestegen. Hierdoor kunnen geschillen digitaal beslecht worden. Maar dat heeft nog wat voeten in aarde. Hierover gaan we in gesprek met Martin Beckmann. Niet via Zoom, maar via zijn eigen platform Dispute Resolution.
“We zien een duidelijke beweging. Zeker de wat jongere generaties werken meer digitaal. Dit is natuurlijk in een stroomversnelling gekomen door thuiswerken in tijden van Corona. Deze beweging is overigens niet alleen voorbehouden aan jongere generaties, er zijn ook heel wat arbiters en advocaten voortvarend op dit vlak. En dus kan ook geschillenbeslechting niet achterblijven. Er zitten namelijk ongelofelijk veel voordelen aan. Maar e-arbitration staat nog in de kinderschoenen en het gebruik is nog niet optimaal. Vanuit zowel mijn ingenieurs als juridische kennis en ervaring denk ik mee met collega’s over de opzet van zo’n systeem. Vandaar dat ik voor dit interview de geplande Zoom meeting heb gecanceld en een call via Dispute Resolution heb ingepland. Om je te laten zien; het kan wel.
Stip op de horizon
De stip op de horizon is om arbitrage te voeren via een systeem dat makkelijk toegankelijk is voor iedereen. Idealiter wil je toe naar een systeem dat de gebruikers door de procedure heen begeleidt. Documenten kunnen gedeeld worden, sommige stukken kun je gezamenlijke editen, andere blijven afgeschermd voor elkaar. Per fase in de arbitrage worden de juiste templates aangeboden, bijvoorbeeld voor een tussentijdse beslissing. En ook de zittingen kunnen via een beveiligde digitale omgeving plaats vinden. Daar wordt aan gewerkt, maar we zijn er dus nog niet.
Gebruiksgemak
Een van de voordelen om te kiezen voor e-arbitration is het gebruiksgemak. Er is een grote groep traditionelere juristen, advocaten en arbiters die nog hele papierenarchieven hebben. Voor hen is de omschakeling naar digitaal werken een grote stap. Het is dus belangrijk dat we met een systeem werken dat laagdrempelig is. We zien vaak dat algemene online videoconference systemen zoals bijvoorbeeld Zoom, Go to Meeting of Microsoft Teams al een behoorlijke uitdaging vormt voor velen. Gebruikers vinden het lastig om in te loggen of er moet eerst een speciale app gedownload worden. Laatst nog was er een enorm technisch onderlegde collega wat te laat voor een afspraak en wilde voor haar meeting via Microsoft Teams op haar telefoon inloggen en dat lukte niet. Nu stuur ik je gewoon een mail met een link, daar klik je op, je vult de meegestuurde inlogcode in en je bent binnen.
Privacy en veiligheid
Het gebruiksgemak is een ding, privacy en veiligheid een ander. De bekendste aanbieders zijn allemaal Amerikaanse providers. Zelf geef ik ook veel privacy advies. Deze platformen kunnen privacy niet garanderen. We weten bijvoorbeeld niet of de Amerikaanse geheimendienst toegang heeft of wat er commercieel gezien met gegevens gebeurt. Dat is niet alleen voor arbitrage een thema maar voor eigenlijk alle doeleinde. In het kader van privacy en zeker ook voor arbitrage is het maar de vraag of er opnames van zo’n gesprek gemaakt mogen worden. Die mogelijkheid bieden deze platforms. Alleen een audio opname geniet sowieso de voorkeur vanuit dit opzicht.
Hoe zorg er bij een online getuigenverklaring voor dat er niet iemand anders bij de getuigen op de kamer is die dingen influistert?
Martin beckmann
Wensen en eisen
Deze platformen zijn voor algemeen gebruik, maar arbitrage heeft ook andere wensen en eisen. Denk bijvoorbeeld aan pleidooien of getuigenverklaringen. In het Verenigd Koninkrijk en Amerika zijn ze hiervoor overgestapt naar Zoom. Een vraag die opkomt is bijvoorbeeld: Hoe zorg er bij een online getuigenverklaring voor dat er niet iemand anders bij de getuigen op de kamer is die dingen influistert? Als je fysiek bij elkaar bent zie je dat, digitaal kun je dat niet zien. Daar is wet- en regelgeving voor nodig. Of wat te denken van een verbinding die wegvalt bij een van de partijen? Gelukkig hebben we hier in de westerse wereld goede wifi en dergelijke, maar in sommige uithoeken van de wereld is dat anders. We lopen dus ook tegen procedurele problemen aan. Wat doen we in dergelijke situaties?
Willem C. Vis Moot Court
Als arbiter zit ik in de jury tijdens het Moot Court. Dat is een zitting in de Verenigde Staten waarin studenten pleiten in een fictieve case. Deelnemers van over de hele wereld nemen deel aan deze wedstrijd. Dit gebeurt normaliter met zijn allen in dezelfde ruimte, maar afgelopen april was dat niet mogelijk. Gelukkig werd het niet gecanceld en kon de wedstrijd online toch plaatsvinden. Er is een duidelijke beweging zichtbaar en ik ben blij te zien dat zeker deze studenten dat makkelijk kunnen accepteren. Het is een nieuwe realiteit.
Voordelen
De voordelen zijn duidelijk. Ook als Corona weer verdwenen is blijft het gemak. De kosten- en tijdbesparing die digitale geschillenbeslechting met zich meebrengt mag ook niet onderschat worden. Even bellen met Australië of ernaar afreizen dat scheelt je zo maar een paar dagen. De Nederlandse rechtbank heeft ermee geëxperimenteerd en ook bij onze buurlanden wordt aan de weg getimmerd. Maar naast de techniek, privacy en wet- en regelgeving is ook het ontwikkelproces belangrijk. Waar mijn collega’s en ik met ons project lang aan hebben besteed is het analyseren. Wat is er al? Wat is belangrijk? Wat is ons doel? Wat zijn prioriteiten? En wat zijn eisen en wensen? Het bouwen op zich is niet de kunst. Natuurlijk moet daar ook met enige regelmaat geschaafd worden.
Acceptatie
Soms heb je aan de tekentafel dingen bedacht maar blijkt het in de praktijk niet handig te werken. Je moet voorkomen dat daar de acceptatie van de gebruiker onder lijdt. Ik ken genoeg voorbeelden waarbij dit mis is gegaan. Een voorbeeld is een platform waarbij je samen aan documenten kan werken maar waarbij de partijen ook in het document van de uitspraak dingen aan konden passen. Dan zijn gebruikers natuurlijk snel klaar. Hetzelfde in Duitsland, die willen alle communicatie met de rechtbanken digitaal laten verlopen. Wettelijk verplicht was het om dat systeem te gebruiken, maar het bleek zo lek als een mandje. Dat soort obstakels moeten er uit zijn voor je het groot uitrolt. Dus een dergelijk systeem komt er, maar we zijn er nog niet.
Zelf kiezen
Omdat mediation en arbitrage bij TAMI binnen de wettelijke kaders vrij ingevuld kan worden door de partijen zelf, is digitale geschillenbeslechting al wel mogelijk. Ook het te gebruiken platform is daarbij open. In de tussentijd worden er naar 2.0 e-arbitration toegewerkt.
Meer weten?Meer informatie over de procedure, het tijdspad en de kosten die komen kijken bij arbitrage via TAMI vindt u hier.